Para que serve e como emitir um certificado digital

Em um mundo cada vez mais digital, surge também, claro, a necessidade de certificados digitais. Mas o que é isso? Para que servem? Como posso ter o meu certificado? Onde posso emitir? É seguro e tem validade jurídica? Explicaremos tudo que você precisa saber sobre isso neste artigo.

O que são certificados digitais

Certificados são documentos comprobatórios - servem, portanto, para garantir algo. Os certificados digitais, então, funcionam como assinaturas eletrônicas, para confirmar autenticidades de declarações e documentos, por exemplo - tudo isso com validade jurídica. É como uma identificação digital. Eles têm segurança garantida pelo padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que é um órgão de governo.

Quais são os certificados digitais

Existem três mais famosos: e-CNPJ, e-CPF e NF-e. Cada um com uma finalidade específica. Vamos às explicações:

e-CNPJ

É uma identidade de pessoa jurídica. Serve para acessar sistemas públicos, assinar documentos e contratos e emitir notas fiscais. 

e-CPF

É uma identidade de pessoa física. Também serve para assinar documentos, e pode auxiliar, inclusive, na emissão do Imposto de Renda. 

NF-e

É utilizado para a emissão de documentos fiscais. Pode ser usado por um funcionário sem precisar compartilhar o e-CNPJ da empresa. Com ele, podem ser emitidas, por exemplo, NF-e (nota fiscal eletrônica), NFA-e (nota fiscal avulsa eletrônica), NFC-e (nota fiscal de consumidor eletrônica), NFS-e (nota fiscal de serviço eletrônica).

Outras opções

Existem outros tipos de certificados que também podem ser emitidos por pessoas e empresas. Vamos dar alguns exemplos:

NFC-e

É utilizada no lugar de cupons ou notas fiscais impressas. A emissão é feita nas operações realizadas com o consumidor final.

CT-e

Com esse documento, que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, é possível atribuir a responsabilidade pelo uso deste certificado digital a um funcionário da empresa.

Como ter um certificado digital da minha empresa

Os certificados são benéficos para empresas de todo porte. Além de reduzir burocracias, é possível acompanhar processos tributários pela internet, por exemplo, acessar serviços da Receita Federal e declarar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).

Para emitir o e-CNPJ, é necessário, claro, ter antes o CNPJ - a inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas. Depois, será preciso procurar uma autoridade certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil. As ACs costumam exigir o estatuto, contrato social ou ato constitutivo da empresa; o cartão do CNPJ e o cadastro do SINTEGRA Estadual para empresas de comércio. Também deve ser pedido RG, CPF e comprovante de residência do responsável legal. Depois será necessário comparecer presencialmente para validar e coletar biometria.

Como escolher uma autoridade certificadora? É seguro?

As autoridades certificadoras precisam estar regulamentadas pelo padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), estando, portanto, de acordo com as normas de segurança - o que fará com que a emissão seja confiável. É delas, além da responsabilidade da emissão, a da distribuição, revogação e gerência desses certificados. Os preços são variáveis entre cada autoridade.

Tipos de certificado digital

Os certificados podem ser fornecidos de duas formas diferentes: A1 e A3. Vamos entender as diferenças:

A1

Tem validade de um ano, e é mais barato. Por ser um arquivo eletrônico, é armazenado direto no computador.

A3

A validade é, geralmente, de três anos, mas pode ir de um a cinco. É mais caro. É um dispositivo físico, que pode vir em cartão ou token. É possível utilizar em mais de um computador, desde que instale os softwares e use a senha correta.

O smart card - o cartão inteligente -, onde o certificado vem armazenado, possui chip criptográfico que protege e impede que seja copiado ou exportado. É necessário ter uma leitora acoplada ao computador para que a leitura do cartão possa ser feita.

Renovação

Como acabamos de mostrar, os dois tipos de certificado, A1 e A3, possuem um prazo de validade. Por isso, quando estiverem prestes a expirar, é preciso procurar a autoridade certificadora e fazer a validação presencial, por videoconferência ou online.

Vantagens

Um certificado digital, além de segurança já citada no artigo, também oferece economia, mobilidade e otimização de tempo. Não será mais necessário, por exemplo, a impressão de papéis. As transações e assinaturas de documentos poderão ser feitas remotamente e de maneira muito mais ágil.