Quer saber se fornecer equipamentos para trabalhadores remotos é uma boa ideia? Este guia é para você.
Mateus
Publicado em 14/07/2023, às 11h01 - Atualizado às 12h08
Vimos grande parte do mundo tentar reverter para os espaços de trabalho tradicionais. No entanto, algumas organizações decidiram adotar permanentemente locais de trabalho híbridos – um modelo de trabalho que combina trabalho remoto e escritório. Isso essencialmente manterá grande parte de sua força de trabalho operando remotamente, ocasionalmente.
No entanto, as organizações com forças de trabalho remotas ou híbridas permanentes devem repensar a política do local de trabalho. Eles precisarão fornecer o equipamento e o treinamento necessários para garantir a produtividade e a segurança. O guia a seguir explora considerações importantes ao fornecer equipamentos para trabalhadores remotos.
Uma pesquisa recente da CraftJack descobriu que 71% dos trabalhadores remotos americanos estavam usando um espaço de trabalho improvisado para operar. Isso pode prejudicar o desempenho, pois a falta de estrutura pode aumentar a incerteza e impedir a produtividade.
Além disso, também devemos considerar as implicações para a saúde de trabalhar remotamente sem estrutura ou cronograma adequado. Muitos trabalhadores remotos admitiram reduzir seus movimentos em pelo menos 50% após a transferência para o trabalho remoto.
Obviamente, isso afeta a saúde dos trabalhadores e a produtividade a longo prazo, o que afetará negativamente os negócios a longo prazo. Assim, as organizações não devem deixar ferramentas e equipamentos de trabalho remoto nas mãos dos funcionários. As empresas devem considerar ativamente fornecer e instalar todos os equipamentos necessários para o pessoal remoto (se puderem pagar).
Todos os equipamentos e softwares devem estar em conformidade com os padrões e políticas da empresa. Isso permitirá que as organizações tenham um controle mais rígido da segurança da rede, garantindo que os requisitos de produtividade de cada funcionário sejam atendidos.
Além disso, pode ser uma boa ideia os empregadores avaliarem as residências dos trabalhadores para garantir que atendam aos padrões de segurança.
Tanto os empregadores quanto os funcionários devem garantir a ergonomia como padrão básico ao selecionar equipamentos e móveis para home office. As estações de trabalho domésticas devem ser projetadas para acomodar as necessidades dos trabalhadores individualmente. Embora seja mais fácil fornecer equipamentos iguais para todos os funcionários, isso não é o ideal.
Ao selecionar cadeiras, mesas, mouses, teclados e computadores, é importante levar em consideração os requisitos individuais dos funcionários. Os empregadores são incentivados a realizar pesquisas para entender as necessidades de home office dos trabalhadores. Claro, isso se aplica a funcionários permanentes. Isso não precisa se aplicar a freelancers e contratados que trabalham em período parcial ou de curto prazo.
No entanto, as empresas devem planejar e atender às necessidades e requisitos físicos dos funcionários, incluindo deficiências (visíveis e invisíveis). Por exemplo, embora alguns funcionários prefiram mesas em pé, isso pode não ser possível para funcionários que usam cadeiras de rodas.
Depois que os empregadores considerarem todos os fatores físicos e de saúde dos funcionários, eles poderão começar a mapear a rede remota e a infraestrutura de software. Isso inclui escolher o provedor de serviços de Internet certo e instalar o hardware necessário, como modems, roteadores etc.
Avaliar e garantir que as velocidades de internet dos trabalhadores sejam suficientes é crucial – especialmente para trabalhadores que participarão regularmente de reuniões por meio de software de videoconferência. Depois que as organizações decidem como os funcionários se conectarão aos recursos digitais da empresa, elas devem verificar se todos os equipamentos e conexões estão seguros.
Isso envolve instalar o software certo e aplicar as políticas de segurança de rede necessárias. Todo software comercial usado para trabalhar remotamente deve ser testado quanto à segurança.
Até agora, não especificamos quais equipamentos os trabalhadores remotos precisam para seus escritórios domésticos. Esta seção irá categorizar cada um e oferecer algumas sugestões.
As organizações podem fornecer aos funcionários laptops ou computadores de mesa. Os laptops são mais ideais por causa de sua mobilidade quando funcionando de modo 100% sem erro, embora seja sempre bom ter técnicos de informática à disposição para quando o computador tiver erro 0x0 0x0 ou outros erros semelhantes a esse que parem o funcionamento do computador.
Eles quando funcionando corretamente sem erros dão aos funcionários mais flexibilidade. No entanto, os computadores desktop são mais escaláveis.
Além disso, os funcionários devem ter acesso a dispositivos periféricos ergonômicos para seus computadores. Isso inclui mouses e teclados. Mais uma vez, as pessoas são diferentes. Alguns periféricos podem atender melhor a um conjunto de trabalhadores do que outros. Portanto, é vital que as empresas pesquisem os funcionários para garantir que eles tenham os componentes certos para mitigar qualquer risco de lesões, como a síndrome do túnel do carpo.
Mesmo que seus funcionários usem laptops, ainda assim é recomendável fornecer a eles pelo menos um monitor.
A maioria dos especialistas concorda que o melhor tamanho para monitores de trabalho é entre 24 e 30 polegadas. Deve ter uma resolução de 1920 x 1080 e ter uma taxa de atualização de pelo menos 60 Hz. No entanto, se os funcionários trabalharem com gráficos ou vídeos, os monitores com taxas de atualização mais altas seriam mais adequados.
Além disso, você deve considerar fornecer monitores duplos aos funcionários. Um estudo de uso de monitor conduzido por Jon Peddie descobriu que o uso de vários monitores aumentou a produtividade geral em 42%.
No entanto, eles também podem resultar em tensão no pescoço e aumento da fadiga de atenção direcionada devido à troca de tarefas. Portanto, você deve pesar os prós e os contras antes de escolher o layout de monitor correto para configurações de trabalho remoto.
Se os trabalhadores interagirem com os clientes por meio de comunicações telefônicas, eles devem ter equipamento suficiente para fazê-lo. Isso significa garantir que eles estejam configurados para usar VoIP ou serviços de telefonia via Internet em casa. Porém, mais importante, eles devem ter fones de ouvido com microfones com recursos de cancelamento de ruído.
A maioria dos laptops vêm com webcams integradas. No entanto, muitas vezes, eles podem ser insuficientes para os requisitos de trabalho. Eles podem ser lentos ou ter baixas resoluções. Se os funcionários fizerem videoconferências com frequência, eles precisarão de webcams eficientes. As webcams de 720p são adequadas para chamadas pela web e videoconferências. Eles podem potencialmente permitir que você encontre um bom equilíbrio entre desempenho e preço. No entanto, é recomendável usar 1080p para preparar sua configuração para o futuro e obter o melhor desempenho.
Os funcionários devem ter uma conexão estável e confiável com a Internet. Isso significa garantir que seus funcionários tenham o provedor de serviços de Internet e o equipamento de rede corretos com boa tecnologia. A maioria dos especialistas acredita que você precisa de uma velocidade mínima de download de 1,8 Mbps.
No entanto, recomendamos uma conexão com a Internet que possa facilitar uma velocidade de download de 10 Mbps e uma velocidade de upload de 1 Mbps. Além disso, sua equipe de TI deve garantir que seus funcionários remotos tenham equipamentos de rede importantes, como roteadores, modems, cabeamento etc. que todo este equipamento esteja seguro e protegido.
Empregadores e funcionários devem considerar o uso de uma mesa de pé. Os benefícios para a saúde foram bem documentados . No entanto, também há algumas evidências que sugerem que mesas verticais também podem prejudicar o desempenho e impactar negativamente a produtividade. Assim, os funcionários só devem ser encorajados a usar mesas em pé – não forçados. No entanto, existem mesas de pé conversíveis com alturas ajustáveis.
Você pode configurá-los para ficar em pé ou sentado. Assim, fica mais fácil atender a todos os funcionários por meio de uma única opção.
Mesmo que seus funcionários optem por usar exclusivamente uma mesa de pé, considere fornecer pelo menos uma cadeira. Apenas no caso de eles se machucarem ou precisarem descansar. No entanto, as organizações muitas vezes subestimam a importância de fornecer as cadeiras certas para o pessoal. Mais uma vez, as pessoas vêm de todas as formas e tamanhos.
É quase impossível conseguir um tipo de cadeira que todos achem confortável. Existem tantos tipos diferentes de cadeiras disponíveis para os funcionários. Você pode encontrar cadeiras ajoelhadas (banquinhos), cadeiras/assentos de sela e cadeiras ergonômicas clássicas. Também podemos substituir as cadeiras tradicionais por bolas de exercícios. Novamente, se sua organização ou funcionários puderem pagar, você deve considerar a contratação dos serviços de um ergonomista . Eles poderão determinar quais cadeiras e outros móveis de trabalho são mais adequados para os trabalhadores.
À medida que mudamos para fluxos de trabalho mais sem papel, as impressoras se tornarão obsoletas. No entanto, muitas organizações ainda estão longe dessa realidade. Portanto, pode ser uma boa ideia fornecer impressoras aos funcionários. As impressoras a jato de tinta oferecem impressão inicial mais barata, mas as impressoras a laser são mais rápidas e produzem melhor impressão em preto e branco.
Se seus funcionários trabalharem com documentos, eles precisarão de scanners para digitalizá-los e carregá-los. Os scanners ainda são um dos pilares dos escritórios domésticos. Comprar e implementar soluções de impressão, digitalização e fax multifuncionais seria a abordagem mais econômica para equipar funcionários remotos. Além de economizar dinheiro, eles podem funcionar como fotocopiadoras.
Na maioria dos casos, os telefones são praticamente obsoletos. Se você tiver um fone de ouvido, poderá usar o VoIP para fazer e receber chamadas. No entanto, é sempre bom ter um backup. Você pode não se sentir confortável usando a largura de banda da Internet para chamadas de voz quando, de outra forma, pode usar serviços telefônicos sem fio ou tradicionais para chamadas. Uma linha telefônica dedicada pode ser uma adição importante para os funcionários que trabalham remotamente.
Este é outro aspecto dos equipamentos e ferramentas remotos que a maioria das organizações considera como certo. Quando as empresas selecionam o software de negócios que usam para tarefas diárias, elas precisam garantir que sejam otimizadas para o trabalho remoto. Seus funcionários remotos se comunicarão por vídeo com bastante frequência.
As ferramentas SaaS baseadas em nuvem são preferíveis ao software de desktop, pois não exigem que funcionários remotos instalem software em seus computadores.
Novamente, se seus funcionários trabalham com cópias impressas de documentos importantes, eles serão obrigados a descartar esses documentos. Embora seja um equipamento essencial para escritórios domésticos, é bom ter uma trituradora de papel. Isso permitirá que os funcionários remotos rasguem, rasguem e recicle facilmente o papel.
É importante que os funcionários se mantenham organizados. A melhor maneira de evitar a desordem é por meio de unidades de armazenamento, como armários de arquivo. Novamente, isso não é obrigatório, pois nem todos os funcionários trabalharão com documentos e arquivos físicos suficientes para justificar um arquivo. No entanto, você deve considerar fornecer um gabinete para os trabalhadores que o desejarem.
Os cofres resistentes ao fogo e à água podem ser usados para guardar objetos de valor, arquivos físicos de trabalho confidenciais e discos rígidos com backup de dados. Cofres e cofres podem ser recursos essenciais para escritórios domésticos, especialmente aqueles pertencentes a executivos.
Os funcionários precisarão de pontos de conexão elétrica adicionais para todos os seus dispositivos. As múltiplas tomadas elétricas permitem que você adicione mais desses pontos.
Equipamentos domésticos caros podem sofrer danos causados por surtos elétricos, sobretensão ou raios. A melhor forma de proteger este equipamento dessas situações é através da proteção contra surtos. Em alguns casos, tomadas múltiplas elétricas possuem proteção contra surtos integrados.
Estacionário é uma parte essencial de qualquer configuração de escritório - em casa ou não. As organizações que ainda trabalham com documentos impressos devem ter uma coleção de papéis (pelo menos A4) marcados com o timbre da empresa. O papel timbrado, o mesmo utilizado em diploma, deve incluir as informações da empresa, logotipo e outros floreios.
Os envelopes não são bons apenas para enviar cheques ou cartas. Os funcionários podem utilizá-los para organizar ou classificar documentos importantes para arquivamento. Cada escritório deve ter uma coleção de envelopes de tamanhos diferentes como parte da lista estacionária.
Post-its e notas adesivas podem ser usados para lembretes e marcação de tarefas importantes. Eles também podem ajudá-lo a organizar arquivos, envelopes e outros documentos.
A tomada de notas é um aspecto importante das funções da maioria dos trabalhadores de escritório. Os trabalhadores deverão fazer anotações durante as reuniões, mesmo que sejam realizadas virtualmente. Assim, todo home office deve estar bem equipado com um ou dois blocos de notas.
Os funcionários precisarão de canetas para fazer anotações ou escrever cartas. Sem canetas, blocos de notas, cartas e post-its seriam inúteis. Os funcionários devem ter canetas de cores variadas, pois isso ajuda na retenção e rotulagem das informações.
Pastas são necessárias para organizar e proteger documentos. Eles vêm em uma variedade de cores e tamanhos, permitindo que os funcionários codifiquem, classifiquem e rotulam seus documentos por cores.
Ter os ganhos da empresa em escritórios domésticos pode promover a cultura da empresa e aumentar o moral. É importante lembrar aos funcionários que eles fazem parte da família da organização. Os brindes da empresa servem como lembrete. Pode vir na forma de artigos de papelaria personalizados da empresa, camisetas, bandeiras, fidget spinners, brinquedos, etc.
As canecas personalizadas são outra maneira de os funcionários adicionarem toques pessoais aos seus escritórios domésticos. Essas canecas podem ter nomes de funcionários ou aforismos de incentivo.
Funcionários que gostam de cafeína e açúcar devem manter um suprimento constante de café e lanches doces, como biscoitos. É uma ótima maneira de garantir que eles sejam produtivos e incentivá-los a fazer pequenas pausas.
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