Veja a importância dessas medidas nos escritórios.
Bárbara
Publicado em 29/10/2021, às 11h03
O conceito de automação de escritórios pode parecer coisa de filme de ficção científica. Isso porque quando falamos em automatizar os escritórios, algumas pessoas imaginam que ficarão sem emprego e que robôs assumirão o controle. Mas pode ficar tranquilo, não é isso que significa.
Com o avanço da internet, todos os setores da indústria estão automatizando suas funções mais básicas para melhorar a rotina dos trabalhadores e evitar a geração de mais lixo, como papéis e burocracias, tanto dentro de empresas de terceirização de folha de pagamento SP quanto em outras organizações.
Isso significa dizer que os métodos serão trocados por equipamentos mais sofisticados, softwares de alta performance e inteligências artificiais que possam resolver alguns problemas sem que um colaborador necessite lidar com aquela situação.
Pois bem, neste artigo vamos entender melhor como funciona a automação e no que ela muda a vida dos funcionários e gestores.
É inegável o fato de que a automação de escritório vai gerar mais vantagens do que desvantagens. A principal ideia é a de que o funcionário, que antes estava muito ocupado com processos burocráticos, poderá ter mais tempo para se dedicar a outros projetos.
O colaborador vai poder trabalhar com menos pressão, bem como sabendo que com a ajuda do sistema não terá tantas falhas quanto um humano teria. Com isso, haverá um aumento de produtividade logo de cara.
Além disso, utilizar a tecnologia como uma aliada é o ponto mais importante da automação - e não o contrário. Isso porque pode criar um fluxo de trabalho que vai permitir um aproveitamento das horas trabalhadas de cada pessoa dentro da, por exemplo, empresa de soluções em TI.
O objetivo é trabalhar com uma plataforma capaz de reunir diversas tarefas em um lugar só, enquanto algumas ações também poderão ser bem facilitadas. Para exemplificar, podemos dizer que os seguintes pontos serão mais rápidos:
É necessário reforçar que, hoje em dia, essas ações já são executadas por algumas organizações, assim como acontece dentro das empresas de segurança da informação, e muitas outras.
Pois bem, listamos abaixo algumas vantagens que a automação vai proporcionar para todo o ambiente corporativo, se for aplicado de forma organizada. Sem mais delongas, entre os principais benefícios estão:
Com um sistema automatizado, o gerente pode ter uma ampla visão do que está sendo feito na empresa, ou seja, com quem cada tarefa do escritório de contabilidade em São Paulo está e qual estágio de execução.
Ademais, com um sistema integrado, vai ser muito mais fácil verificar as solicitações em tempo real e cobrá-las com a mesma rapidez.
Neste caso, com o controle dos prazos, é possível programar todos os envios e ter noção do que falta e o porquê de os materiais ainda estarem parados - se essa for a situação em andamento dentro da empresa.
Pense na seguinte situação: se o colaborador não precisa ficar preso em processos manuais que levam tempo e energia, ele pode se dedicar a projetos mais dinâmicos e que trarão mais retorno à empresa.
Pois bem, reunir os dados em um único lugar, que seja protegido, entra nas normas exigidas atualmente em relação à responsabilização dos dados. Ou seja, as empresas estarão dentro da Lei.
Para a implementação dos sistemas de automação nos escritórios, é preciso seguir alguns fundamentos que são essenciais para qualquer empresa.
Desse modo, similar a um manual, estes fundamentos servem como uma orientação. Se quiser, também pode contratar uma consultoria melhoria de processos. Sem mais delongas, entre os principais pontos estão:
Um sistema para automação de escritórios deve ser desenhado de forma moderna, pensado para que a vida do usuário seja fácil e sem complicações. Ou seja, os programas de computador escolhidos para esse trabalho precisam ter uma interface simples.
Então, aposte em um layout bonito e clean. Pense que a pessoa vai ficar utilizando este sistema o dia todo. Para não causar muita confusão, o mínimo do número de cores e informações jogadas é o ideal, tanto para uma consultoria contábil quanto para outra empresa.
O software que vai ser escolhido precisa conversas com os outros dispositivos para que todos tenham acesso. Pode ser necessário acessar o programa em algum lugar fora do escritório e longe de algum computador.
As informações precisam estar ao alcance de todos pela rede móvel. Serve também para empresas que adotaram o sistema híbrido de trabalho ou até mesmo o home office. Ademais, certifique-se que as informações estejam na nuvem.
O ideal da automação de escritórios é a integração do sistema escolhido com outros aplicativos ou ferramentas já utilizadas pelos colaboradores. A premissa é que você pode ter acesso a todo conteúdo que precisar, em qualquer lugar e a qualquer hora.
A automatização também conta com a integração das ferramentas para que seja possível ações rápidas.
Pode ser qualquer ferramenta ou aplicativo, desde disparador de e-mail marketing, sistema de finanças, CRM ou até mesmo aplicativos. O intuito é sempre facilitar a vida dos funcionários para melhorar o fluxo dentro do ambiente de trabalho.
A interface precisa passar por todas as tarefas que precisam ser feitas, mostrando quais são e até que dia. É fato que perdemos muito tempo lendo e-mail por e-mail e respondendo a todos eles, além de estarmos controlando todas as solicitações de processos que chegam.
Responder fornecedores importantes ou até mesmo ter que responder a uma questão de vida ou morte - mas que precisa do aval do seu chefe que não está presente. A plataforma precisa ajudar as pessoas a desenvolverem melhor suas habilidades e evitar burocracias.
O gerenciamento das tarefas significa isso, ou seja, visa facilitar todas as ações dentro da empresa.
Prazos são importantíssimos na vida de qualquer negócio, tudo precisa ser entregue no prazo certo. Somos quase escravos do deadline. Então, ter uma plataforma automatizada que toma conta dos prazos e não deixa nenhum processo vencer é um sonho.
Defina os prazos e as solicitações, e inclua tudo no sistema. A maior dificuldade que você terá é de monitorar como estão sendo feitas as coisas - e se estão no prazo certo.
Tente definir também o prazo para cada tarefa, assim o sistema poderá associar os dois itens e trabalhá-los de forma única - o que já trará alívio e mais horas livres para o quadro de funcionários.
Ter transparência nos processo é muito importante. Um fundamento ideal para estas situações é criar mecanismos de acesso dos clientes internos a alguns processos.
Seja o acompanhamento de uma solicitação ou, até mesmo, de uma reclamação. Através de formulários, vai ser tudo bem facilitado, principalmente para que a equipe tenha acesso às necessidades do cliente.
Esta parte do sistema nem sempre é pensada pelos desenvolvedores, pois entra questões éticas de "o quanto será liberado de informações ao cliente", entretanto, é fundamental que todos saibam o que está acontecendo entre o cliente e entre as outras demandas.
Um dos mais importantes meios de saber o que deve ser feito no futuro é analisando o passado. Pensando nisso, um sistema deve fazer análises de dados e de progressos e relatórios periódicos para que as equipes tenham acesso ao desempenho delas.
Como é possível saber quais são os resultados se o tempo trabalhado não for analisado? É importante que o software analise o histórico de processos da empresa, a velocidade com que cada item é resolvido e a qualidade que é entregue ao cliente.
Pois é, são tantos resultados que, se sobrasse para uma pessoa, poderia demorar semanas. Então, faça como nas empresas de terceirização em TI e divida as tarefas entre máquina e humano.
Algumas informações precisam ser negadas a alguns funcionários. Então o seu fluxo de trabalho precisa fazer essa seleção de forma correta e ética.
Por isso, criar controles de acessos com camadas é fundamental para que cada usuário consiga ter acesso ao que precisa e não a processos que não lhe dizem respeito, ou, até mesmo, que são privados.
Ademais, ao subir de cargo ou mudar de setor, os acessos podem ser liberados aos poucos. Este recurso digital é um dos fundamentos para que a automação do escritório seja um sucesso.
Lembre-se, alguns documentos são confidenciais e não podem ficar disponíveis para qualquer pessoa. Com esse controle, você pode melhorar seus processos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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