Veja dicas importantes para estruturar sua reunião virtual e atingir os objetivos propostos
Henrique
Publicado em 16/08/2021, às 13h48 - Atualizado em 17/08/2021, às 15h14
As videoconferências, especialmente após a pandemia, tornaram-se rotina de empresas e profissionais autônomos. Uma tendência que, aliás, parece ter vindo para ficar, uma vez que economiza tempo e custos. Porém, para atingir o objetivo proposto, é necessário saber como organizar uma videoconferência online com perfeição.
Neste sentido, é importante estar por dentro não só do conhecimento técnico e de regras de etiqueta, como também das melhores ferramentas. Afinal, houve uma explosão de aplicativos e plataformas que, nem sempre, são as mais indicadas para as necessidades de cada usuário.
Por mais que as videoconferências agora façam parte da rotina, é sempre válido conferir dicas para que elas ocorram da melhor forma possível.
Antes de começar a reunião, planeje os tópicos que serão discutidos e o tempo médio para discussão de cada um. Aliás, atenha-se ao tempo destinado para a reunião, assim como o faria em encontros presenciais.
O ambiente deve ser bem iluminado, sem ruídos externos e o mais neutro possível. Uma dica para a iluminação é não se sentar de costas para a janela, evitando que a luz natural se confunda com o dispositivo. Isso também vai facilitar na hora de bloquear barulhos. Se a reunião for à noite, aproveite a luz de abajur ou luminárias de mesa.
Não comece sua videochamada sem checar o funcionamento da câmera e microfone com antecedência. Assim, poderá resolver problemas de transmissão e avisar a equipe caso precise cancelar ou usar uma alternativa. Verifique também sua conexão de internet, bem como dos colegas que participarão da videochamada.
Quanto aos arranjos, posicione a câmera na altura dos olhos, caso use um dispositivo externo. Uma opção é montar um tripé ou criar um apoio para que a câmera chegue à altura desejada. Verifique também o enquadramento e distância da câmera. Use, ainda, fones de ouvido com microfone, o que vai evitar problemas de retorno e melhorar o áudio.
Apesar de ser o item mais básico, deixamos por último por merecer uma atenção especial. O aplicativo deve ter imagens e som de qualidade, além de preservar a privacidade e segurança dos participantes. Existe uma gama de aplicativos disponíveis, mas nem todos são iguais ou adaptáveis a todo mundo.
Os quesitos principais a serem observados são número de pessoas por chamada, praticidade, leveza, velocidade e nitidez. Entre as plataformas mais utilizadas para uma conferência web está o Microsoft Teams, plataforma de versões gratuita e paga. Nele, o usuário pode agendar reuniões com um usuário ou equipe.
Outra possibilidade é organizar uma webinar com até 10 mil pessoas. Como a plataforma é integrada ao Microsoft 365, é possível agendar a reunião e compartilhar o convite com os participantes. Convidados externos podem acessar a chamada pelo navegador sem, necessariamente, baixar o app. Aliás, o Teams é compatível com computadores e smartphones.
Uma reunião virtual não pode diferir da presencial no que toca a regras de etiqueta, tanto de ambientação quanto em relação com os outros participantes.
Durante a reunião, lembre-se de que uma pessoa fala por vez. Se alguém quiser falar depois, deve acionar o botão de “levantar a mão” que os aplicativos oferecem. As plataformas também oferecem o recurso do chat para comentários mais curtos. Deste modo, ninguém será interrompido.
Além disso, é importante que os demais fechem seus microfones, inclusive para bloquear ruídos externos. Falando neles, certifique-se de escolher um local tranquilo para fazer suas reuniões, sem barulhos ou inferências.
Faça como em uma reunião presencial: foque nela. Evite deixar outros aplicativos, principalmente de mensagens e redes sociais, abertos durante a videochamada. Mesmo porque, caso precise compartilhar sua tela, todas as abas serão visualizadas pelos participantes. Se houver algo sigiloso, lembre-se de fechar antes do compartilhamento.
Vista-se de modo mais formal, arrume-se e organize o ambiente de trabalho no caso de reuniões de trabalho. Avise outras pessoas que morem com você de que entrará em uma reunião de trabalho, afinal, ninguém precisa ser constrangido sem necessidade, certo? Se possível, feche a porta para se isolar durante a chamada.
Outro detalhe importante é quanto à postura, por isso, sente-se confortavelmente na cadeira. Isso vai mostrar interesse e facilitar na interação.
Ao saber como organizar uma videoconferência, será possível efetuar uma chamada mais bem planejada e produtiva, evitando reuniões cujos assuntos poderiam ser resolvidos com um e-mail.
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