Como administrar uma frota veicular com mais eficácia?

Quem já trabalhou com frotas veiculares sabe que a rotina de administração desse setor exige muito mais do que cumprir os horários de entrega, ou controlar a entrada e saída de veículos. No fundo, é preciso toda uma metodologia de trabalho.

Atualmente, a empresa que não for capaz de trazer melhorias constantes, otimizar os processos e lidar com uma gestão eficiente de colaboradores, certamente terá problemas no médio e longo prazo.

Uma das dúvidas mais comuns nessa área é justamente esta: por que a administração de veículos é tão importante? O fundamental aqui é o termo “administração”, que vai muito além de uma simples gestão pontual de horários e controles superficiais.

É preciso ter uma visão holística, ou seja, completa. Isso inclui ser capaz de resolver problemas de micro e macro gestão, sem perder a rotina diária e o horizonte maior, como acerca dos serviços de manutenção indispensáveis.

Por isso, a palavra da vez é aprimoramento, aprimorar processos e pessoas. Lembrando que o gerenciamento de frotas não se limita apenas a grandes empresas, como as que somam números exorbitantes de caminhões ou ônibus na garagem.

Na verdade, nem mesmo o tipo de veículo faz diferença, uma vez que os processos mais indicados podem ser replicados a qualquer tipo de rotina, bastando para isso dominar os conceitos centrais, e depois adaptar no caso a caso.

Aliás, muitas empresas cometem o erro de aplicar uma metodologia de trabalho, depois desistir e colocar a culpa no método. Ocorre, porém, que é preciso (ao menos os gestores e líderes) compreender os conceitos por trás de cada dica prática.

Então, se você quer aprender como administrar sua frota, independentemente da quantidade e se são carros, caminhões, ônibus ou motos, basta seguir adiante na leitura.

O poder de um planejamento bem feito

O primeiro passo para qualquer melhoria ou mesmo implementação de processos é escanear o cenário que se impõe, e em cima dele traçar metas, objetivos, prazos e afins. O que encadeia tudo isso é um bom planejamento.

Se a empresa é uma demolidora de casas, ela não pode fazer um serviço sem antes verificar de quantos tratores, retroescavadeiras, caminhões e caçambas vai precisar, concorda? No caso das frotas é preciso ter um inventário dos automóveis disponíveis.

Aqui é que entra um detalhe importante: muitas empresas limitam esse controle a uma lista pouco dinâmica, que não passa do modelo do carro e da placa. 

Na verdade, é preciso trazer todos os dados do documento (cor e ano, por exemplo), mas não somente.

Uma informação fundamental é a quilometragem do veículo, bem como a data da última revisão, da troca de óleo e de qualquer outro dado técnico importante. Como essas informações mudam constantemente, talvez seja o caso de recorrer à tecnologia.

Hoje existem tablets e dispositivos que ajudam a automatizar esse processo para frotas compostas de centenas ou mesmo milhares de veículos. Se a empresa é menor, porém, uma tabela simples já pode resolver o problema e facilitar o processo.

Esse tipo de software é muito comum hoje em dia. Imagine um piso estacionamento shopping, se ele não controlar o fluxo minuto a minuto, como poderia ter todos os dados no fim do dia, não é mesmo?

Outro ponto fundamental do planejamento e dessas planilhas é o controle de gastos. Após dominar os dados necessários, você pode gerar relatórios e projetar cenários, como a base de gasto de combustíveis, logo identificando se algum veículo saiu da expectativa.

A previsão de cenários também é fundamental, sobretudo no tocante à manutenção, ou mesmo à amortização dos veículos. Imagine calcular quanto um veículo vai gastar/render até seu último dia de utilidade? Com um bom planejamento, isso é possível.

Importância da manutenção e do alinhamento

Depois de demonstrar que o planejamento é a melhor maneira de organizar uma frota de veículos, podemos detalhar várias dicas práticas de como fazer com que isso saia do papel, trazendo otimização e melhorias reais para a empresa.

O primeiro ponto é o da manutenção, pois não adianta nada fazer cálculos e ter controle de datas se ela não for levada a sério. Além de outro complicador. Por exemplo, uma lâmpada de led para forro pvc pode ter seu funcionamento facilmente verificado.

Mas nem toda função de um veículo é como uma lâmpada, que pode ou não funcionar quando acionamos o interruptor. Há problemas e defeitos ocultos que tendem a se agravar se não forem identificados de antemão, como nos devidos check-ins.

Todo mundo já ouviu que o barato sai caro, e realmente não faz sentido economizar em revisões e ter de gastar mais em reparos que poderiam ter sido evitados a tempo. Mas o problema pode ir muito além disso.

Afinal, uma encomenda que acabe atrasando por conta de um defeito inesperado pode fazer a empresa se complicar com um cliente mais exigente. Isso para não falar em riscos de acidente e no modo como isso impacta a saúde e até a vida dos condutores.

Uma dica é alinhar com os demais departamentos. Pense em uma estrutura de ferro para banner, que depende da pessoa que instala, mas também da gráfica que imprimiu a arte, do designer que desenvolveu o banner, e daí em diante.

No caso da frota veicular, muitas vezes quem vai mandar os automóveis para conserto não é a mesma pessoa que controla a planilha. Daí a dica de manter-se sempre alinhado com outros setores e departamentos, garantindo que prazos sejam cumpridos.

Treinamentos e capacitação dos funcionários

Já não é novidade para ninguém como a tecnologia avança em um ritmo vertiginoso, que chega a ser difícil de acompanhar. O mesmo vale para os condutores de uma frota, que apesar de lidarem diariamente com isso, sempre podem aprender mais.

Não apenas no aspecto técnico, mas também humano e motivacional. No caso de um buffet para aniversário de 30 anos, por exemplo, se houver motivação e harmonia na equipe, quem vai sentir são os clientes, que com certeza serão melhor atendidos.

No caso de uma frota, a regra é equivalente, pois as pessoas trabalham melhor quando se sentem seguras e melhor preparadas. Assim, os temas mais imediatos que precisam ser reciclados são os seguintes:

• Segurança e responsabilidade;

• Prevenção de acidentes e sinistros;

• Controle de indícios de manutenção;

• Proatividade em comunicar problemas;

• Cuidados com mercadorias perigosas;

• Conferência de documentação fiscal;

• Legislação e regulamentações de trânsito;

• Entre tantos outros pontos rotineiros.

Já em termos motivacionais, é possível abordar até mesmo questões de saúde física, mental e psicológica. Por exemplo, quem trabalha em uma cancela de portaria tem suas demandas típicas, mas não o desafio de conduzir cargas e lidar com estradas.

Um condutor precisa questionar-se sobre quantidade de horas dormidas e eventuais remédios que esteja utilizando, talvez incompatíveis com a função. Até mesmo dicas de alimentação saudável podem ajudar na administração da frota como um todo.

Aplicação de softwares e outras tecnologias

Já mencionamos como uma planilha digitalizada pode ajudar no planejamento da frota, mas não pense que a função da tecnologia se encerra nisso. Pelo contrário, nos últimos anos, ela tem se tornado cada vez mais abrangente e indispensável.

Imagine toda a tecnologia integrada em uma placa solar 300 watts, que utiliza células solares fotovoltaicas para converter a luz do sol em eletricidade; além de poder gerar energia elétrica em duas camadas opostas, etc.

É incrível, mas o que dizer de uma tecnologia que pode, acoplada ao tacógrafo de um caminhão, alertar não apenas sobre o limite de velocidade, mas sobre a necessidade de paradas para descanso?

Outro ponto essencial da administração da frota é o de rotas. Hoje, tecnologias como a dos GPSs permite um controle que antes era impensável, como na hora de desenhar o melhor trajeto a ser tomado, e até verificar, horas antes, se há acidentes no caminho.

Também há recursos ligados ao desvio de finalidade. Todo gestor precisa conhecer bem seus funcionários e confiar neles, mas o GPS permite identificar se houve desvios de trajetos e caminhos que não estavam previstos na rota.

Outras tecnologias, mais simples até, podem controlar o fluxo de entrada e saída de veículos. Assim, é possível evitar a ociosidade de alguns veículos, além de poder garantir que a entrega ocorra no prazo e horário devidos, por sair na hora certa.

A segurança também é um elemento fundamental da administração. Às vezes, há problemas na trava de um automóvel e somente um chaveiro automotivo 24 horas pode resolver, é verdade. Mas há vários dispositivos tecnológicos que também podem ajudar.

Com isso, vemos como administrar uma frota veicular pode se tornar algo eficiente e que traz benefícios para qualquer tipo de empresa, além de melhorar o desempenho do gestor e a qualidade de vida dos condutores.