Os eventos corporativos podem trazer novos conhecimentos para o público, além de contribuírem para o relacionamento com clientes e parceiros.
Mateus
Publicado em 20/01/2022, às 10h03 - Atualizado às 14h11
Organizar um evento é uma grande responsabilidade e requer muito empenho, visto que são semanas ou até meses de trabalho para que tudo saia de acordo com o planejado na data agendada.
Sobretudo no mundo empresarial, em que uma pequena falha pode manchar a reputação da empresa que está à frente da organização do evento corporativo. Obviamente, imprevistos acontecem e nem sempre é possível evitá-los. No entanto, quanto melhor estruturada e mais bem preparada for a equipe, maiores são as chances de sucesso.
Para ajudar você nessa tarefa, neste artigo, reunimos dicas importantes de como organizar um evento corporativo. Acompanhe a leitura!
Antes de tomar qualquer decisão, reúna sua equipe e defina qual é o objetivo do evento e quais são os resultados desejados, para depois traçar uma estratégia que possibilite alcançá-los.
Caso não saiba por onde começar, um bom caminho é responder às seguintes perguntas:
O orçamento é uma etapa fundamental do planejamento, afinal, saber quanto você pode gastar e o que precisa comprar é uma forma de manter as contas da empresa em dia e evitar problemas futuros.
Uma ótima forma de acompanhar o orçamento de perto é usar uma planilha automatizada, que tenha como base o valor disponível, e alimentá-la a cada aquisição ou contrato fechado.
Essa é uma decisão muito importante e, de certa forma, é a base para o andamento de toda a organização. Se tratando de um evento corporativo, o local pode ser até mesmo a própria empresa, especialmente se o escritório dispuser de um bom espaço.
Entretanto, caso não haja uma área com a estrutura adequada ou se a intenção for oferecer novas experiências, faça uma lista de coisas indispensáveis para o evento e procure um local que corresponda às exigências.
Evitar imprevistos faz parte da organização de qualquer evento, por isso, o mais indicado é fechar os fornecedores com o máximo de antecedência possível, pois deixar para última hora pode ser caro e perigoso. Portanto, após fechar o local, cuide dessa parte.
É importante cuidar dos detalhes do evento para manter tudo sob controle, do início até o fim. Para isso, a dica é elaborar um cronograma de ações.
O cronograma detalha a sequência de execução das atividades, os nomes dos responsáveis, o status de cada ação e as observações de modo geral. É fundamental que esse documento seja atualizado frequentemente.
Ter todas essas informações documentadas é um dos passos mais importantes para que tudo ocorra com naturalidade e tranquilidade.
Ter pessoas qualificadas e dispostas a ajudar é essencial. Por esse motivo, na hora de montar sua equipe, procure pessoas prestativas que tenham experiência na área ou estejam dispostas a aprender.
A divulgação é parte essencial na organização de um evento corporativo, visto que é uma forma de despertar o interesse do seu público e atingir seu objetivo, seja ele qual for.
Ela é válida mesmo se for um evento interno, somente para o pessoal da empresa. Portanto, pense na forma mais atrativa de passar as informações e o intuito do evento.
Para isso, você pode usar redes sociais, propagandas off-line, e-mail marketing e, se o evento for pago, oferecer pacotes com descontos para empresas parceiras ou buscar afiliados que vendam e divulguem o evento.
Por fim, saber o que os participantes acharam do evento é imprescindível para que você saiba se o trabalho foi bem executado. Sendo assim, faça uma pesquisa de opinião e analise as respostas para saber no que é preciso melhorar.