Dicas para otimizar o processamento de pedidos

Se você está em busca de dicas para otimizar o processo de pedidos, precisa conferir este artigo até o final. 

Quando trata-se de organização do processo de pedidos, algumas pessoas acabam se questionando sobre algumas questões, como: será que é necessário ter um sistema de gestão de pedidos? Como não perder pedidos? E assim por diante. 

Vamos direto ao ponto: o sucesso de uma empresa começa e termina com seus clientes. E um dos componentes mais importantes da satisfação do cliente é a eficácia e eficiência do processamento de documentos comerciais. 

Hoje, mais do que nunca, otimizar os processos de negócios dentro do ciclo do pedido ao pagamento é fundamental para melhorar o desempenho geral e obter uma vantagem competitiva. 

Isso pode parecer óbvio, no entanto, ainda é uma das facetas mais negligenciadas da melhoria de processos de negócios. 

No processo do pedido ao pagamento, o gerenciamento do pedido do cliente é uma atividade-chave. Um pedido processado com precisão e dentro do prazo prometido significa um cliente satisfeito que pagará sua fatura em dia. 

Continue a leitura para conferir algumas dicas para otimizar o processamento de pedidos! 

Como manter um bom processamento de pedidos

Aqui estão as quatro principais práticas para otimizar o processamento de pedidos e melhorar a satisfação do cliente:

1. Simplifique, rastreie e meça

Normalmente os pedidos chegam por e-mail ou telefone. Com a realidade complexa do processo multicanal de recebimento de pedidos do cliente, não há maneira fácil de fornecer uma visão única do processo de gerenciamento de pedidos. 

Por exemplo, um cliente questionador pode ligar para saber o status de um pedido, ou o Diretor Financeiro pode querer saber quantos pedidos restantes ainda devem ser processados ​​antes do final do dia. 

Infelizmente, essas perguntas não podem ser respondidas quando os pedidos estão enterrados em uma caixa de entrada de e-mail esperando para serem abertos.

Todos os dias, a falta de visibilidade do fluxo de trabalho do processo afeta a satisfação do cliente, restringe a produtividade do serviço e, em última análise, impacta o desempenho geral da empresa.

Para melhorar, é preciso medir. Para medir, é preciso organizar. Diante de vários canais para recebimento de pedidos, a primeira etapa para o recebimento de pedidos eficaz é consolidar todos os documentos recebidos em uma única solução. 

Isso proporciona total visibilidade e rastreabilidade em cada pedido recebido, incluindo seu status em tempo real e histórico geral nos processos da empresa. Você pode fazer isso com um sistema de gestão de pedidos. 

2. Não perca pedidos!

Para fins de produtividade e conhecimento do negócio, os departamentos de atendimento ao cliente ou administração de vendas são frequentemente organizados por área geográfica, linha de produtos, mercado ou uma combinação destes. 

Esse é especialmente o caso quando uma empresa opera com um centro de serviços compartilhados.

Um tempo considerável pode ser economizado simplesmente enviando um pedido para a pessoa certa para processá-lo. 

O encaminhamento de pedidos de um departamento para outro ou de um andar ou local para outro pode levar a erros, perdas, atrasos e uma total falta de visibilidade e rastreabilidade.

Esses tipos de tarefas improdutivas geralmente passam despercebidos ou ignorados, embora possam ser resolvidos com relativa facilidade. Automatizar o roteamento de pedidos do cliente permite que o pedido certo seja enviado para a pessoa ou departamento certo sem qualquer intervenção manual. 

Isso é feito por meio de critérios predefinidos identificados no recebimento do pedido, o que libera tempo para atender melhor os clientes!

3. Controle os riscos e elimine tarefas que fornecem baixo valor agregado

Para pedidos que não são transmitidos como arquivos de dados, inserir o pedido no sistema de gestão é uma etapa comum - embora muitas vezes problemática. Quem diria que inserir dados em um sistema é uma tarefa de alto valor agregado? 

No entanto, mesmo o menor erro (e frequentemente há alguns) pode ter consequências indesejadas. Fabricar oito toneladas de ladrilhos e despachá-las para todo o país, apenas para descobrir que a cor está errada, é desastroso em termos de atendimento (sem falar no desperdício de recursos). 

Não é melhor se a data de entrega estiver errada ou se o endereço estiver errado. A automatização do processo torna a entrada de pedidos segura e evita erros.

Ela orientando o usuário com entrada automática, realizando verificações de consistência de dados em tempo real, permitindo o acesso a recursos do sistema e para gerenciar alertas.

As equipes podem se concentrar em tarefas de alto valor agregado para verificar a precisão dos dados do pedido ou gerenciar de forma mais eficaz o relacionamento com os clientes.

4. Comunique-se proativamente com os clientes

Um pedido incorreto inserido corretamente permanece incorreto e ainda será entregue com os produtos ou volumes errados. Portanto, é essencial reinvestir o tempo economizado na verificação da precisão do pedido do cliente. 

Isso significa comunicar-se diretamente com o cliente para esclarecer o pedido ou ajustá-lo para que ele atenda à necessidade real.

Automatizar o processo de tratamento dos pedidos dos clientes aumenta a capacidade da empresa de satisfazer seus clientes e impulsiona diretamente as vendas.

Conclusão

Para otimizar o processamento de pedidos, é fundamental que exista um processo organizado e muito bem definido. 

A melhor maneira de fazer isso sem dúvida é através de uma sistema de gestão de pedidos. Não tem como fugir, quem não inclui a tecnologia em seu dia a dia, acaba ficando para trás, principalmente quando falamos em empresas. 

Esperamos que tenha gostado das dicas e que, a partir de agora, esteja como otimizar o processamento de pedidos!