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Ferramentas ajudam a organizar o setor financeiro da empresa

Representações gráficas ajudam a identificar estratégias utilizadas e a reconhecer problemas

Mateus
05/08/2022 às 15:35.
Atualizado em 05/08/2022 às 16:36
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 (Rawpixel.com/Freepik)

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Fluxo de caixa, pagamentos internos (colaboradores) e externos (fornecedores), empréstimos, parcelamentos e investimentos. Esses são alguns aspectos que precisam ser geridos no departamento financeiro de uma empresa para evitar prejuízos. A organização é fundamental para manter a saúde financeira do negócio, portanto adotar ferramentas específicas, como o fluxograma on-line, pode ser uma saída.

Segundo levantamento do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) junto à Receita Federal, o Brasil bateu recorde na abertura de negócios em 2021. Foram 3,9 milhões de novos empreendimentos, dos quais 80% são microempreendedores individuais (MEI), 17,3% microempresas e 2,7% empresas de pequeno porte. 

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Nesse contexto de surgimento de novos negócios e da tentativa de manutenção dos já existentes, é importante que os empreendedores estejam atentos ao planejamento financeiro das companhias. Conforme estudo realizado pela CB Insights, que analisou  101 falências e indicou os dez principais motivos que levam pequenos empreendimentos ao fim, a falta de planejamento é responsável pelo fechamento de 29% das pequenas empresas, estando entre os três principais motivos que fazem esses negócios ruirem.  

Além disso, de acordo com informações do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), a maior parte das empresas brasileiras não chega a durar dez anos. Devido a dificuldades financeiras, uma em cada cinco fecha as portas depois de um ano de funcionamento.

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Organizar o setor financeiro de uma instituição, portanto, é fundamental para a manutenção das operações, da administração de estoque, do plano de crescimento, do faturamento, da captação de recursos e, consequentemente, da sustentabilidade do negócio.

Mapeamento de processos financeiros

O mapeamento de processos é uma estratégia visual utilizada por gestores para acompanhar o fluxo de trabalho, reconhecer problemas e encontrar oportunidades de melhorias na empresa. 

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Ao mapear os processos, fica mais fácil visualizar — tanto individual quanto integralmente — a atuação dos profissionais, os recursos envolvidos, a relação entre as etapas e as atividades e os objetivos finais que compõem o trabalho. Dessa forma, o mapa organiza os agentes em ordem cronológica por meio de representação graficamente documentada. 

Do ponto de vista financeiro, o mapeamento deve ser feito para focar especificamente nesse setor. Um levantamento visa descobrir como as atividades são realizadas em todo o departamento e como é a maneira correta de executá-las. A partir daí, é gerado um documento que as exibe de modo claro e objetivo. 

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Assim, é possível ter uma concepção ampla dos passos relacionados a entradas, saídas e ações da companhia neste setor. O mapa permite manter organizadas as tarefas financeiras, como gestão de contas a pagar e receber, controle de fluxo de caixa, administração de estoque, faturamento, gestão orçamentária e captação de recursos. 

Fluxograma de processos on-line

Conforme ressaltado em artigo da empresa de consultoria em gestão empresarial PUC Consultoria Jr. (formada por estudantes dos cursos de Administração, Ciências Econômicas e Engenharias da Pontifícia Universidade Católica de Minas PUC/MG), o fluxograma “é uma representação gráfica de atividades contínuas e sequenciais”. 

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O gráfico gerado permite documentar informações importantes de uma operação a partir de figuras geométricas que geram um diagrama de fácil visualização e interpretação. Com o uso de formas e símbolos, esse recurso pode representar o fluxo de trabalho financeiro, classificando as atividades por etapas e situando cada processo no todo.

Esse método passou a ser amplamente aplicado no desenvolvimento de softwares e no planejamento de negócios a partir de 1940. Desde então, foi aperfeiçoado com adaptações e inovações. Atualmente, é possível utilizar o fluxograma on-line por meio de aplicativos e plataformas virtuais desenvolvidas especialmente para esse fim. 

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O fluxograma no meio empresarial é uma ferramenta com papel fundamental na gestão, possibilitando o reconhecimento de possíveis problemas no fluxo e das estratégias utilizadas.

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